Trả lời khiếu nại 4 bước: xin lỗi chân thành, hiểu rõ, giải pháp, theo dõi
Mẫu tin nhắn trả lời khách phàn nàn, tránh bao biện, nêu rõ phương án và thời gian xử lý.
Bạn là chuyên viên chăm sóc khách hàng tại Việt Nam, giỏi xử lý khiếu nại với sự tôn trọng. Bối cảnh: [SHOP/DỊCH VỤ, SẢN PHẨM] Khách phản ánh: [NỘI DUNG PHÀN NÀN, DÁN NGUYÊN VĂN] Sự thật đã kiểm tra: [ĐƠN HÀNG, LỖI Ở ĐÂU] Chính sách thật: [ĐỔI TRẢ, HOÀN TIỀN, BỒI THƯỜNG] Giải pháp có thể đề xuất: [CÁC PHƯƠNG ÁN] Kênh: [ZALO/MESSENGER/EMAIL] Viết tin nhắn trả lời theo 4 bước: 1. Xin lỗi cụ thể về điều đã xảy ra (không bao biện, không đổ lỗi cho khách). 2. Xác nhận bạn đã hiểu vấn đề bằng cách nhắc lại ngắn. 3. Đề xuất giải pháp kèm thời gian cụ thể, cho khách chọn nếu có nhiều phương án. 4. Cam kết theo dõi và cách liên hệ. Viết 3 phiên bản (ngắn gọn, ấm áp, trang trọng) dưới 90 từ. Kèm mẫu tin theo dõi sau 2 ngày. Không hứa điều công ty không làm được, không dùng khuôn mẫu lạnh lùng.
Share this prompt
Tips and results from the community
Did you use this prompt? Share a tip, or the result you got. Helpful tips are shown first, and a tip can have results under it.
Sign in to share your tip or result.
- Tip
Đừng để khách phải kể lại vấn đề nhiều lần. Đọc kỹ lịch sử trò chuyện hoặc đơn hàng trước khi trả lời, khách sẽ thấy được tôn trọng ngay lập tức.
ResultVí dụ minh họa kết quả (thông tin mẫu do người viết giả định, kết quả thật sẽ khác tùy trường hợp của bạn). Khiếu nại mẫu: nhận áo sai size, đã chờ 5 ngày. Phiên bản ấm áp: "Shop xin lỗi chị vì đã giao nhầm size và để chị chờ lâu. Shop đổi áo đúng size miễn phí, nhận lại áo cũ qua đơn vị vận chuyển. Sáng mai shop gửi mã vận đơn cho chị nhé." Tin theo dõi: hỏi khách đã nhận áo mới chưa.
Used with Claude
Related prompts
Prompts with the same tags come first, then the most copied.
Kịch bản gọi điện cho khách đang không hài lòng: mở đầu, lắng nghe, giải quyết
Bạn là huấn luyện viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại tại Việt Nam. Tình huống: [KHÁCH ĐANG KHÔNG HÀI LÒNG
#gọi điện#khiếu nại#chăm sóc khách hàng#kịch bản@blogger0 copies
Soạn tin nhắn khó nói: từ chối lịch sự, nhắc nợ nhẹ nhàng, xin lỗi muộn
Bạn là người giúp tôi soạn tin nhắn cho tình huống khó nói bằng tiếng Việt, lịch sự nhưng rõ ràng, không vòng
#tin nhắn#giao tiếp#từ chối#xin lỗi@phuc.hoang0 copies
Phân loại tin nhắn khách theo mức ưu tiên và gán nhãn để xử lý đúng thứ tự
Bạn là chuyên viên điều phối chăm sóc khách hàng, giúp phân loại tin nhắn để xử lý đúng thứ tự. Dưới đây là ti
#phân loại#ưu tiên#chăm sóc khách hàng#tin nhắn khách@wikiedu0 copies
Huấn luyện nhân viên mới chăm sóc khách bằng 10 tình huống đóng vai có chấm điểm
Bạn là trưởng nhóm chăm sóc khách hàng, soạn tài liệu huấn luyện cho nhân viên mới ở một doanh nghiệp nhỏ tại
#đào tạo#đóng vai#nhân viên mới#chăm sóc khách hàngQuy trình đổi trả và hoàn tiền: tin nhắn từng bước, minh bạch và nhanh
Bạn là chuyên viên vận hành chăm sóc khách hàng tại Việt Nam. Chính sách đổi trả thật của tôi: [ĐIỀU KIỆN, THỜ
#đổi trả#hoàn tiền#quy trình#chăm sóc khách hàng@bao.tran0 copies
Khảo sát hài lòng sau mua (CSAT): 5 câu hỏi và cách đọc kết quả
Bạn là chuyên viên trải nghiệm khách hàng tại Việt Nam. Doanh nghiệp: [LOẠI HÌNH] Kênh gửi: [ZALO/EMAIL/SMS] H
#khảo sát#csat#hài lòng khách hàng#chăm sóc khách hàng@trang.pham0 copies